اکثر ما احساس می‌کنیم زمان کافی برای انجام کارها نداریم و این موضوع موجب استرس و اضطراب ما می‌شود. یادگیری نحوه اولویت‌بندی فعالیت‌ها و به‌کارگیری مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند کنترل زندگی خود را به دست بگیرید، فعالیت‌هایی با اولویت بالاتر را تشخیص دهید و به موقع انجام دهید:
۱- تمام قرار ملاقات‌ها و فعالیت‌هایی که می‌خواهید در روز جاری یا هفته جاری انجام دهید، یادداشت کنید.
- فهرست کردن کارها نخستین و مهم‌ترین قدم در اولویت‌گذاری و مدیریت زمان است.
- در اولویت‌بندی فعالیت‌ها، اختصاص زمان به خانواده خود را فراموش نکنید.
- خودتان را نیز فراموش نکنید. مهم‌ترین هدف شخصی این هفته شما چیست؟
۲- فعالیت‌ها را براساس اهمیت، اولویت‌بندی یا شماره‌گذاری کنید. یک ابزار معمول مدیریت زمان، اولویت‌بندی فعالیت‌ها با روش زیر است:
- فعالیت‌های مهم و ضروری را با A
- فعالیت‌های مهم، اما غیرضروری را با B
- و سرانجام فعالیت‌هایی را که مایل به انجام آن هستید، اما مهم و ضروری نیست، با C مشخص کنید.
۳- درباره فعالیت‌هایی که امکان حذف یا واگذاری آن‌ها وجود دارد، تصمیم‌گیری کنید.
۴- فهرست فعالیت‌های کوچکی را که می‌توان در زمان‌های انتظار انجام داد، به همراه داشته باشید.
برای مثال ممکن است هنگام رفت و آمد با وسایل نقلیه عمومی یا کلاس‌های ورزشی کودکتان امکان چک کردن ایمیل یا بازنگری گزارش‌های کاری وجود داشته باشد.
۵- ایمیل یا پیام‌های خود را فقط و فقط یک بار صبح و یک بار عصر چک کنید.
این روش یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت زمان برای مقابله با یکی از بزرگ‌ترین اتلاف‌کننده‌های زمان است.
۶-درباره کارهای نیمه تمامی که باید به سرعت تکمیل کنید، تصمیم بگیرید.
اولویت‌بندی برنامه‌ها بدین معناست که اول فعالیت A را تکمیل و بعد به سراغ فعالیت B برویم. تکمیل فعالیت A موجب انگیزه بیشتر برای تکمیل فعالیت B می‌شود.
- بدیهی است در صورت برگزاری یک جلسه کاری در صبح (B) اولویت با کارهای مرتبط با جلسه است و فعالیت A اولویت خود را از دست می‌دهد.
- مشخص کنید در چه ساعاتی از روز کارایی و تمرکز بیشتری دارید. فعالیت A را در این زمان انجام دهید.
- فعالیت‌های C را در زمان‌هایی که انرژی بیشتری دارید انجام ندهید. این کار به معنای اتلاف وقت و منابع شما است.
۷- یک برنامه کامل از فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده با تعیین اولوبت هریک داشته باشید و در معرض دید خود قرار دهید.
منبع:
Wikihow, 2019, “How to Prioritize a Schedule for Optimal Time Management”, [Internet], Available at: http://linkpost.ir/Time